График отпусков на 2019 год – правила составления, изменения

График отпусков на 2019 год в каждой организации должен был быть составленным в конце предыдущего года. Этот важный документ утверждается руководителем, а затем с ним ознакамливаются все сотрудники под роспись.

Что такое график отпусков

Данный документ обязателен для каждой организации, ведущей кадровую документацию, и это четко прописано в ТК РФ. В целом график отпусков помогает избежать споров и максимально учесть интересы каждого сотрудника, а также организовать непрерывный производственный процесс. Он является основой для создания уведомлений и составления приказов на ежегодный отпуск, и именно на него будут ориентироваться надзорные органы при плановых проверках. Если в организации нет этого графика или сотрудники отдыхают в иные периоды, по отношению к руководству будут применены серьезные штрафные санкции: за отсутствие данного документа директор штрафуется на сумму до 5000, а фирма – от 30 до 50 тысяч.образец графика отпусков на 2019 год

Качественно составленный график отпусков гарантирует спокойствие трудового коллектива, а также работает на интересы организации. В нем должны быть учтены все рабочие нюансы и соблюдены правила взаимозаменяемости определенных сотрудников, которые не могут одновременно использовать свое право на отдых.

Главная сложность при составлении графика отпусков заключается в том, что при наличии большого штата достаточно трудно предоставить всем сотрудникам отдых в “хорошие” месяца. Чтобы рабочий или производственный процесс не страдал, часть персонала вынуждена гулять отпуск осенью, ранней весной или даже зимой. Понятно, что выбрать “жертв” кадровику или руководителям будет достаточно сложно, ведь любое решение повлечет за собой недовольство и конфликтные ситуации.

Порядок составления

Согласно трудовому законодательству график отпусков должен составляться и утверждаться не позднее 2 недель до наступления нового года. До этой крайней даты с документом должны быть ознакомлены под роспись все сотрудники.

В каждой организации кадровый работник может составить и утвердить собственную форму графика отпусков, поскольку закон не требует сейчас следования единому стандарту. Но многие кадровики предпочитают использовать в работе удобную форму Т-7, в которой содержатся все важные графы. Образец бланка графика отпусков на 2019 год можно скачать на любом форуме для кадровиков или в системе Консультант-плюс, также можно сформировать его самостоятельно, ориентируясь на следующее изображение:

В таблицу переносятся наименования подразделений и должности, содержащиеся в штатном расписании, а также указываются поименно все сотрудники и их табельные номера. В специальных столбцах заполняются запланированные периоды отпуска, а рядом по факту вручную прописываются фактические даты выхода на отдых по каждому работнику.

Для ознакомления сотрудников можно отдельно распечатать ведомость, в которой в виде удобной таблицы будет содержаться перечень всех работников, упомянутых в графике отпусков, их живые подписи и проставленные рукой даты. Многие кадровики дополняют унифицированную форму двумя столбцами (подпись и дата ознакомления), но такой вариант при большом штате в процессе подписывания документа приведет его в негодный вид.

Нюансы графика отпусков

Опытные кадровики во избежание конфликтных ситуаций при большом штате предпочитают использовать переходящие схемы. Например, в прошлом году сотрудник отдыхал в июне, значит, в этом он будет “гулять” в “плохой” сентябрь или октябрь. Такие схемы позволяют создавать эффект справедливости и беспристрастности тех, кто разрабатывает важный документ.график отпусков 2019 в excel

Но существует ряд льготников, на которые данные схемы или указания руководства не распространяются. Перед тем, как составлять график отпуска на 2019 год, следует уточнить, есть ли в коллективе такие сотрудники. Право выбирать самим месяц отдыха принадлежит следующим категориям:

  • мужчины, если их жены находятся на больничном по беременности и родам;
  • жители Крайнего Севера, если им требуется сопроводить несовершеннолетнего ребенка в иной город для поступления в учебное заведение;
  • родители несовершеннолетнего инвалида;
  • несовершеннолетние работники;
  • почетные доноры;
  • Герои России, Труда и кавалеры Орденов Славы и Трудовой Славы;
  • ликвидаторы ЧАЭС и жертвы Семипалатинска;
  • супруги военнослужащих.

Кроме того, право выбора периода отпуска есть у совместителей, которые должны выходить на отдых одновременно на основном и дополнительном месте работы.

График отпусков в 2019 году

Как уже отмечалось, документ должен быть полностью подписан руководителями и всеми сотрудниками не позднее, чем за 14 дней до окончания календарного года. График отпусков на 2019 год должен быть готов к 17.12.2018, а для этого нужно пройти четко прописанный в ТК и нормативных актах алгоритм:

  1. Руководитель издает приказ, в котором оговариваются сроки составления графика и исполнитель (как правило, это штатный кадровый работник). При необходимости указываются руководители подразделений и отделов, которые и будут решать, кто из их подчиненных в какой период будет отдыхать.
  2. Затем наступает этап непосредственного формирования таблицы, в ходе которого определяются периоды отпусков для каждого сотрудника. В документе заполняются все поля и столбцы, которые должны содержать в себе данные по подразделениям, ФИО работников, их должностей, табельных номеров, начала и конца ежегодного отдыха.
  3. Документ подписывается руководителем организации, главным бухгалтером, а также лицом, ответственным за кадровое дело в фирме.
  4. Подписанный график отпусков предоставляется всем сотрудникам, упомянутым в нем, для ознакомления под роспись. Работники должны поставить свои подписи и указать дату, когда это было сделано.

Остальные графы заполняются кадровым работником по факту: если сотрудник решил перенести отпуск или разбить его на части, это обязательно фиксируется заявлением сотрудника и выпуском отдельного приказа по кадрам. Изменение запланированных дат и их основания прописываются в соответствующих полях таблицы.

Переносы дней отпуска

Трудовой Кодекс позволяет работнику при возникновении необходимости и после согласования с работодателем изменить период отпуска. Для этого нужно в кадрах написать заявление, в котором будут указаны желаемые сроки, а также оговорена существенная причина изменения даты выхода на отдых. Если руководитель поставит на документ свою визу и разрешит перенос, формируется приказ, а в график отпусков вносятся соответствующие пометки.

Если в период отпуска сотрудник заболел, то он может принести больничный в отдел кадров, после чего период отдыха будет автоматически продлен на указанный в документе из поликлиники срок. Если из-за производственной необходимости увеличение периода отдыха невозможно реализовать, работник должен написать заявление о переносе не использованных дней на другое время, а уже выплаченные отпускные будут пересчитаны, что будет учтено бухгалтерией при расчете следующей заработной платы.график отпусков на 2019 год excel скачать бесплатно

Кроме того, сотрудник может быть вызван из отпуска или оставлен на работе в связи с производственной необходимостью. Для этого нужно взять с работника обязательное согласие и внести соответствующие изменения в график отпусков.

По сути, все изменения и переносы дней отпуска должны обязательно фиксироваться в графике и подтверждаться пакетом документов, в которые будут входить заявления от сотрудников об изменении дат или их согласие на вызов с отдыха или продолжение работы из-за производственной необходимости. Это необходимо для надзорных органов, которые могут явиться к вам с проверкой. Как правило, инспекторы первым делом оценивают “полноту” правил в учетной политике, а также корректность оформления отпусков.

Вывод

График отпусков – важный документ, который обязательно должен составляться в каждой организации не позднее, чем за 2 недели до конца года. За игнорирование данной процедуры согласно ТК РФ на руководителя и фирму в целом накладываются существенные штрафные санкции.

Форма документа может быть любой, но наиболее удобен унифицированный бланк Т-7, содержащий в себе все актуальные и важные позиции. После грамотного и продуманного распределения периодов отпусков между сотрудниками, график подписывается руководителем и главным бухгалтером организации, затем с информацией, содержащейся в нем, необходимо ознакомить всех работников под роспись.


Adblock
detector